Papierloses Büro: Darauf müssen Firmeninhaber achten

In der Geschäftswelt hat die Digitalisierung einiges ins Rollen gebracht. So können viele Vorgänge, die früher unzählige Ordner gefüllt haben, heute in rein elektronischer Form abgewickelt werden. Aber auch diese Daten müssen effizient und nach gesetzlichen Vorschriften verwaltet werden. Bei Nichteinhaltung der Vorgaben drohen der Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Einkommenssteuerschätzung. Unternehmer kennen das Problem: Wichtige E-Mails liegen unzugänglich in Postfächern einzelner Mitarbeiter. Kundenaufträge und -anfragen werden zu langsam bearbeitet, Rechnungen spät gestellt und noch später gezahlt, Kundenakten sind unvollständig und garantiert nie auf dem aktuellen Stand.

Vorteile von Dokumenten-Management

Dokumenten-Management bietet hier die optimale Lösung: Das richtige Dokumenten-Management-System (DMS) verkürzt Arbeitsabläufe auf wenige Klicks – egal ob in der Auftragsbearbeitung, Buchhaltung oder im Kundenservice. Dokumente werden automatisch an verantwortliche Mitarbeiter weitergeleitet und Workflows von Stunden auf Sekunden reduziert. Von der Korrespondenz bis hin zu komplexen Kundenakten befinden sich alle geschäftskritischen Dokumente in einem zentralen Dokumen-ten-Pool. Berechtigte Mitarbeiter können so weltweit – auch mobil – mit nur einem Klick auf alle relevanten Daten zugreifen. Nicht nur intern wirkt sich ein durchdachtes Dokumenten-Management positiv aus, auch der Kundenservice kann profitieren: So lassen sich etwa Fragen zu bestellten Artikeln sofort beantworten. Auch der Absatz von Waren wird beschleunigt und neue Umsatzchancen tun sich auf, was erhöhte Kundenzufriedenheit zur Folge hat. Skontofristen wahren und die Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Gesetzliche Vorgaben beinhalten Fallstricke

Die digitalisierte Arbeitswelt hält für Firmeninhaber aber einige Fallstricke bereit. So droht bei nicht ordnungsgemäßer Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) der Verlust des Vorsteuerabzugs. Was die meisten nicht wissen: Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen unveränderbar und digital für mindestens zehn Jahre oder länger aufbewahrt werden. Hier sind die gesetzlichen Vorgaben der GoBD und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) strengstens einzuhalten, sonst droht dem Unternehmer neben dem Verlust des Vorsteuerabzuges, zusätzlich eine Einkommenssteuerschätzung, die meistens nachteilig für den Steuerzahler ausfällt.

“Professionelles Dokumentenmanagement-
Alles was Sie wissen müssen”

– So geht papierloses Büro
– Kosten & Einsparpotentiale
– Gesetzliche Vorschriften

Die Teilnahmeplätze sind begrenzt

Anmeldung unter: d.schwarz@ycom-ot.de

Der bekannte Märchenerzähler Oliver Machander lädt zu einem sagen -und märchenhaften Spaziergang zur Burgruine Kallmünz ein. Die Oberpfalz und das malerische Kallmünz sind reich an Sagen, Legenden und Märchen. Oliver Machander weiß solche zu berichten und verzaubert damit seine großen und kleinen Zuhörerinnen und Zuhörer. Lassen Sie sich überraschen, auf welche Gestalten Sie unterwegs treffen. Um hungrige Ohren und um Abenteuerlust wird gebeten.

Der Weg ist nicht Kinderwagen tauglich. Der Spaziergang dauert ca. 2 Stunden, bitte wetterfeste Kleidung, gutes Schuhwerk und evtl. eine kleine Brotzeit mitbringen.

VHS-Kursnummer N610102.

Eintritt:

10 EUR

Kinder ab 4 Jahre 3 EUR